FAQ

 

         Comment puis-je avoir un compte ?

 

-Pour avoir un compte Doc-Depot, la structure dans laquelle vous êtes doit avoir signé une convention avec ADILEOS pour obtenir le compte du "Responsable" de la structure. Ce Responsable pourra créer le compte des "Acteurs sociaux" de la structure. Ces Acteurs sociaux auront ainsi le droit d'ouvrir le compte des "Bénéficiaires". Vous pouvez donc demander à un Acteur social ou bien au Responsable pour qu'on vous crée votre compte Bénéficiaire sur Doc-Depot.

 

         Combien cela va me coûter ?

 

Rien du tout, Doc-Depot est un logiciel gratuit pour tous.

 

Pour les structures sociales même la première formation des acteurs sociaux est gratuite. Les formations suivantes sont payantes

 

         Qu’est-ce qu’un référent de confiance ?

 

-Un référent de confiance est un des acteurs sociaux de votre structure que vous considérez "de confiance". C'est avec cette personne que vous pouvez partager des documents pour faciliter vos démarches administratives. Il peut vous programmer des rappels pour ne pas oublier vos rendez-vous. Vous pouvez les contacter par mail depuis votre compte Doc-Depot. Si vous n'arrivez plus à vous connecter à votre compte, cette personne peut vous donner un code de déverrouillage pour y accéder.

 

Tutoriel : https://www.youtube.com/watch?v=8xVR7pzxny4

 

         Puis-je désigner toute une structure sociale comme référent de confiance et quel est l’intérêt ?

 

Vous pouvez désigner d’un coup tous les acteurs sociaux d’une structure come référent de confiance Ce qui évite de les désigner 1 par 1 mais surtout cela permet aux nouveaux/futurs acteurs sociaux de partager vos documents et de vous aider à récupérer votre compte si vous avez perdu vos identifiants/mot de passe

 

         Comment supprime-t-on un référent de confiance ?

 

-Sur la page d'accueil de votre compte Doc-Depot, cliquez sur "Référents de confiance". La liste de tous vos Référents de confiance s'affichera et vous pouvez les supprimer grâce à la croix rouge tout à droite.

 

         Puis-je désigner comme référent de confiance une personne qui n’appartient pas à une structure sociale (par exemple un ami) et quel est l’intérêt ? (?)

 

Il est possible de désigner une personne qui n’appartient pas à une structure. Cette personne désignée n’aura pas accès à vos documents comme c’est le cas pour les Acteurs sociaux. Cela peut être utile dans le cas où vous n’auriez plus de référents de confiance parmi les acteurs sociaux

 

         Dois-je demander l’accord à la personne pour que je la désigne comme référent de confiance ?

 

Il n’est pas nécessaire de demander leurs autorisations aux référents que l’on désigne. En les désignant vous leur permettez d’accéder à vos documents administratifs et en échange ils peuvent vous permettre de récupérer votre compte si vous avez perdu vos identifiants et/ou mot de passe

 

         Comment puis-je déposer un document ?

 

-Pour déposer un document, lorsque vous êtes connecté, vous devez cliquer sur le "+" vert à côté de "Papiers administratifs". Vous devrez alors cliquer sur le message au milieu de l'écran pour rechercher votre document et le déposer sur Doc-Depot. Lorsque le document est déposé, une coche verte s'affiche.

 

         Comment puis-je imprimer un document ?

 

Pour imprimer un document, il faut d’abord l’ouvrir le document depuis un PC qui est lui-même connecté à une imprimante. Sur des PC sous Windows , après ouverture il faut cliquer sur « Fichier » puis « Imprimer » (ou appuyer à la fois sur les touches CTRL et P )

 

         Qui peut voir mes documents ?

 

-Vos documents placés dans votre Espace partagé sont seulement visibles de vous et de vos Référents de confiance. Les documents placés dans votre Espace personnel sont visibles uniquement par vous.

 

         Que dois-je faire si j’ai perdu mon identifiant et/ou mon mot de passe ?

 

-Si vous avez perdu votre mot de passe, vous pouvez suivre les instructions qu'on vous donne en cliquant sur le lien "Si vous avez oublié votre mot de passe ou identifiant, cliquez ici" sur l'accueil du site Doc-Depot. Vous pouvez également faire une demande à un de vos Référents de confiance pour recevoir un Code de déverrouillage.

 

Tutoriel :    et https://www.youtube.com/watch?v=e7W7zifkJG0

 

         Comment puis-je supprimer mon compte ?

 

-Si vous voulez supprimer votre compte Doc-Depot, lorsque vous êtes connecté, passez votre souris sur le bouton "Déconnexion" en haut de la page. Le menu déroulant va s'ouvrir et cliquez alors sur "Suppression compte".

 

         Comment puis-je changer mon mot de passe ?

 

-Si vous voulez changer votre mot de passe, lorsque vous êtes connecté, passez votre souris sur le bouton "Déconnexion". Le menu déroulant va s'ouvrir et cliquez alors sur "Modification mot de passe". On vous demandera de saisir votre mot de passe actuel ainsi que votre nouveau mot de passe.

 

         Quelle est la différence entre le mot de passe et le code de lecture ?

 

Le mot de passe, associé à votre identifiant, permet d’accéder à votre compte alors que le code de lecture, si on veut car ce n’est pas obligatoire, permet de mettre un mot de passe aux documents administratifs. Cela permet d’en garder une copie hors de doc-depot, par exemple sur une clé USB, tout en étant protégé par un mot de passe qui sera le code de lecture.

 

Par défaut, à la création de votre compte il n’y a pas de code de lecture défini.

 

         Pourquoi dois-je communiquer mon code de lecture à un de mes référents de confiance ?

 

Oui bien sûr, cela permet au Référent de confiance de pouvoir traiter vos documents administratifs

 

         Comment puis-je permettre à quelqu’un de déposer un document dans mon compte à distance ?

 

-Si vous n'avez pas accès à un ordinateur, vous avez la possibilité d'autoriser le dépôt par mail pour la journée depuis votre téléphone portable. Cette manipulation ne fonctionne que si votre numéro de téléphone est inscrit sur votre compte Doc-Depot. Inscrivez le mot "activation" et envoyer ce SMS au 06 98 47 43 12 (vous pouvez l'enregistrer dans vos contacts). L'autorisation de dépôt se fait dans les 5 minutes.

 

Tutoriel :

 

         Combien de documents et photos puis-je déposer ?

 

Vous pouvez déposer 60 documents et photos

 

         Quels types de documents administratifs puis-je déposer ?

 

Vous pouvez stoker tous les documents administratifs que vous souhaitez, par contre il est interdit de déposer des information liées à votre santé ( N° de sécu, ordonnance, etc)

 

         Quelle taille maximale doit avoir le document/photos que je veux déposer ?

 

Un document/Photo ne doit pas dépasser 8 Mo. Pour les photo de plus de 8Mo la photo est compressée pour occuper moins de place sur le serveur

 

         Quel format doit avoir le document que je veux déposer ?

 

Vous pouvez déposer des PDF, des images au format JPG / JPEG et PNG, document de traitement de texte (Word ou OpenOffice)

 

         Où sont stockés les données ?

 

 Les documents et photos  sont stockés sur des serveur en France via L'opérateur du service français OVH, 3ieme opérateur mondial.